Hóa đơn điện tử (HDDT) là loại hình hóa đơn mới và đang dần trở thành xu hướng bắt buộc tại Việt Nam. Tuy nhiên hiện vẫn còn nhiều đơn vị lưỡng lự trong việc sử dụng hóa đơn điện tử do còn chưa nắm rõ HDDT thế nào là hợp lệ. Trong bài viết dưới đây, VNIs sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi này.
1. Những tiêu chí của của hóa đơn GTGT hợp lệ
Trước tiên đối với hoá đơn giá trị gia tăng thông thường, để có tính chất hợp lệ, hợp pháp phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:
Thông tin hóa đơn:
- Mẫu số, ký hiệu hoá đơn
- Tên liên hoá đơn:
Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm:
- Tên công ty
- Địa chỉ
- Mã số thuế
Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm:
- Tên công ty
- Địa chỉ
- Mã số thuế
Nội dung hàng hoá dịch vụ:
- STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Tiền hàng bằng chữ
- Người mua hàng, người bán hàng
- Ký và đóng dấu của người bán hàng
2. Những tiêu chí để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ
So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của HDDT có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì HDDT ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:
- QR Code – Bản thể hiện hóa đơn điện tử
- Mẫu số: 01GTKT0/001
- Ký hiệu: VC/17E (Đặt in: P Tự in là T)
- Chữ ký điện tử
- Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ
HDDT có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF như hình bên trên.
Như vậy về bản chất, HDDT hoàn toàn giống hoá đơn giấy, thực chất hoá đơn điện tử chỉ chuyển hoá từ giấy sang điện tử, các nghiệp vụ cũng như quản lý và báo cáo hoá đơn vẫn giống như hoá đơn giấy thông thường nhưng thuận tiện và dễ bảo quản, tránh mất mát cho người phát hành cũng như người tiếp nhận hoá đơn đó.
